Необхідні документи:

Паспорт громадянина України для виїзду за кордон для складення заяви про сімейний стан, підпис на якій засвідчується нотаріально (83 MYR)  У разі якщо Ви перебували у шлюбі, потрібно також надати копію свідоцтва про розлучення. 

Заява оформлюється відповідно до вимог ст.ст.39, 45 Сімейного кодексу України.

На основі цієї заяви видається довідка англійською мовою.

Строки оформлення та консульський збір: На основі заяви про сімейний стан видається довідка про відсутність перешкод для укладення шлюбу: звичайний термін оформлення (три робочі дні) – 125 MYR/ 30 USD. За термінове оформлення згаданої довідки (у день звернення або на наступний день) консульський збір стягується у подвійному розмірі.

Опція 1) Посольство може витребувати інформацію про несудимість від компетентних органів України. Очікування відповіді займає близько місяця. На основі отриманої інформації видається відповідна довідка на бланку Посольства (вартість 125 рінггітів). 

Необхідні документи:  

Заява (можна написати у Консульському відділі). 

Оригінал і копія першої сторінки паспорта громадянина України для виїзду за кордон. 

Оригінал і копія 1-ої, 2-ої та сторінки з дійсним місцем реєстрації паспорту громадянина України (у разі наявності). У разі відсутності паспорту із собою, під час оформлення достатньо мати паспорт для виїзду за кордон.

 

Опція 2) Також довідку про несудимість можна отримати онлайн, з подальшим обміном електронного витягу на паперову довідку у Консульському відділі Посольства. 

Довідку про несудимість можна замовити на сайті МВС України. Для цього необхідно мати власний електронний цифровий підпис. 

Для замовлення довідки через сайт МВСУ потрібно: 

• перейти за посиланням https://vytiah.mvs.gov.ua; 
• увійти за допомогою свого електронного цифрового підпису (ЕЦП); 
• заповнити електронну форму, обравши отримання електронної скороченої версії; 
• отримати електронний витяг про відсутність судимості на вказану Вами e-mail адресу. 

Отриману електрону довідку (витяг) потрібно роздрукувати та особисто прийти до Консульського відділу зі своїм закордонним паспортом, попередньо зареєструвавшись на прийом у електронній черзі https://online.mfa.gov.ua (під час дії воєнного стану можна не реєструватися в електронній черзі, прийом відбувається у порядку живої черги). На підставі електронного витягу довідки, заявник/-ця отримує паперову довідку на бланку Посольства (вартість-139 малайзійських рінггітів). 

Реквізити для оплати: https://malaysia.mfa.gov.ua/konsulski-pitannya/1779-consular-charges 

 Опція 3 (тимчасова недоступна)

1. Для здійснення запису до Посольства України в Малайзії для отримання довідки про несудимість необхідно зайти на веб сторінку https://e-consul.mfa.gov.ua та у списку вибрати необхідну довідку.
2. Обираємо «Довідки» та «Отримання фізичними особами довідок про притягнення до кримінальної відповідальності, відсутність (наявність) судимості або обмежень, передбачених кримінальним процесуальним законодавством України»
3. Обираємо «Звичайна реєстрація»
4. Вибираємо країну Малайзію та Посольство України в Малайзії, потім у полі «Captcha» ставимо галочку «Я не робот».
5. Після чого нам відкриється додаткові поля, де необхідно зазначити свою електронну пошту та два рази ввести пароль (пароль повинен складається з не менш ніж 6 символів, містити великі та маленькі латинськи літери, спеціальні знаки та цифри).
6. Натискаємо далі, де відкривається нове вікно для ведення даних.

Заповнивши всі поля на сторінці система, у разі необхідності, дає можливість зберегти вашу заяву після натискання «Зберегти» і потім повернутися до неї у будь-який зручний час. Для цього необхідно зайти на свою електронну пошту та знайти лист надісланий від [email protected] В листі буде зазначений реєстраційний номер запису та пароль, який необхідно використати на головній веб сторінці https://e-consul.mfa.gov.ua у пункті «Редагувати раніше створену заяву». Ввівши ці дані система переправить вас до останнього місця внесення даних.

7. Заповнивши всі поля натискаємо далі та переходимо до кроку 2 де необхідно зазначити дані документа, що підтверджує громадянство та особу. Також, необхідно вибрати форму заяву (повну чи коротку). Коротка покаже наявність судимості/несудимості особі на сьогоднішній момент, а повна буде відображати, за наявності, всі судимості, які були у особи.
8. В наступному розділі уважно перевіряємо внесені дані та натискаємо «далі».
9. В іншому вікні нам відкривається сторінка для здійснення платежу. Платіжку з реквізитами можна як завантажити так і відправити на електрону пошту.
10. Після сплати консульського збору квитанцію необхідно буде завантажити, натиснувши «Звичайна оплата» але попередньо зазначивши її номер та дату платежу.
11. Натискаємо «Відправити звернення» після чого заява буде надіслана консульській посадовій особі для розгляду та прийняття відповідного рішення.

1. Для здійснення запису до Посольства України в Малайзії для отримання довідки, що підтверджує дійсність посвідчення водія необхідно зайти на веб сторінку https://e-consul.mfa.gov.ua/ та у списку вибрати необхідну довідку;

2. Обираємо «Довідки» та «Отримання підтвердження дійсності посвідчення водія українського зразка»;

ВАЖЛИВО: Перевірити в системі можливо тільки ті посвідчення, які були видані з 01 січня 2012 року по т.ч.

3. Обираємо «Звичайна реєстрація»;

4. Обираємо країну Малайзію та Посольство України в Малайзії, потім у полі «Captcha» ставимо галочку «Я не робот»;

5. Після чого нам відкриється додаткові поля, де необхідно зазначити свою електронну пошту та два рази ввести пароль (пароль повинен складається з не менш ніж 6 символів, містити великі та маленькі латинськи літери, спеціальні знаки та цифри);

6. Натискаємо далі, де відкривається нове вікно для ведення даних;

Заповнивши всі поля на сторінці система, у разі необхідності, дає можливість зберегти вашу заяву після натискання «Зберегти» і потім повернутися до неї у будь-який зручний час. Для цього необхідно зайти на свою електронну пошту та знайти лист надісланий від [email protected] В листі буде зазначений реєстраційний номер запису та пароль, який необхідно використати на головній веб сторінці https://e-consul.mfa.gov.ua у пункті «Редагувати раніше створену заяву». Ввівши ці дані система переправить вас до останнього місця внесення даних.

7. Заповнивши всі поля натискаємо далі;

8. В наступному розділі уважно перевіряємо внесені дані та натискаємо «Далі»;

9. В іншому вікні нам відкривається сторінка для здійснення платежу. Платіжку з реквізитами можна як завантажити так і відправити на електрону пошту;

10. Після сплати консульського збору квитанцію необхідно буде завантажити, натиснувши «Звичайна оплата» але попередньо зазначивши її номер та дату платежу;

11. Натискаємо «Відправити звернення» після чого заява буде надіслана консульській посадовій особі для розгляду та прийняття рішення.

Порядок витребування документів з України

Порядок витребування документів передбачає заповнення відповідних анкет по витребуванню документів з України. Анкета має заповнюватися виключно українською мовою у 3-х примірниках, на кожний документ окремо. Відповіді на запитання слід давати повні та точні.

Запит до архівних установ України щодо витребування документа можна здійснити самостійно, надіславши на адресу відповідного українського архіву заповнену анкету встановленого зразка по витребуванню документа з України. Про результати розгляду таких звернень громадян інформують дипломатичні представництва та консульські установи України.

Зразок анкети по витребуванню документів з України ( .doc , 47.62 Кб )

За витребування документів стягується консульський збір відповідно до тарифів консульського збору.

У разі відсутності в архівах відповідних архівних даних, консульський збір не повертається.

Для витребування документів з України заявник має подати такі документи:

- паспорт громадянина України для виїзду за кордон та копію 1-ї стор. цього паспорту з персональними даними;

- заяву про витребування документів;

- три примірники анкети на кожен документ окремо за встановленим зразком:

- копію документа(ів), що підтверджує(ють) родинні стосунки заявника з особою, щодо якої витребуються документи – у разі, якщо документ витребують родичі;

- оригінал довіреності у разі витребування документів представником особи, яка має право на їх отримання;

- копія документа, який витребується (у разі наявності);

- оригінал документа, що підтверджує сплату консульського збору.

У витребуванні може бути відмовлено, якщо:

- звернулася особа, яка не має права на отримання таких документів;

- заявник не зазначив в анкеті інформацію, необхідну для розгляду запиту;

- заявником не сплачено консульський збір або не пред’явлено документ, що підтверджує право на звільнення від сплати консульського збору;

- витребується архівна довідка з Державного архіву Донецької та Луганської областей, які наразі тимчасово припинили їх видачу.

Перелік документів, які можуть/не можуть бути витребувані через Посольство

Посольство може витребувати:

- дублікати свідоцтв про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу;

- витяги з реєстру щодо реєстрації народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу;

- архівні довідки соціально-правового характеру: про стаж і місце роботи, заробітну плату, про військову службу, у т.ч. на території СРСР, спеціальну військову освіту, отриману у військових навчальних закладах, у т.ч., що були підпорядковані Міноборони СРСР та розташовувались на території України; про участь у Великій Вітчизняній війні 1941-1945-х років; про участь у партизанському русі на території України, про участь у бойових діях, перелічених у статті 6 Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»; про осіб, які зазнали репресій у 1930-1980-ті роки і були реабілітовані; про осіб, виселених з території України в адміністративному порядку у 1940-1950 роки; про підтвердження участі у ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС; про присудження наукових ступенів, присвоєння вчених звань і підвищення кваліфікації; про нагороди тощо;

- архівні довідки про освіту (довідки, що видаються замість атестатів про середню та середню спеціальну освіту, дипломів).

Посольство не витребовує:

- трудові книжки, військові квитки, посвідчення особи (натомість можливо витребувати архівні довідки із зазначенням інформації, що містилась у вказаних документах);

- дублікат диплому, атестату або інші документи про освіту (особа має звернутися до відповідного навчального закладу безпосередньо або через нотаріально засвідчене доручення іншій особі. При цьому, потрібно надати пакет документів: особисте письмове звернення стосовно виготовлення дублікату документу про освіту, довідку компетентних органів країни перебування про втрату документу про освіту; оголошення у друкованих ЗМІ за місцем проживання власника документу про визнання  недійсним документу про освіту; копію платіжного доручення про сплату послуг за виготовлення дублікату документу  на рахунок навчального закладу; дві фотокартки  (розміром 3,5 см х 4,5 см). При цьому, окремі вищі навчальні заклади України висувають вимогу надання іноземцем також письмового клопотання  відповідного іноземного дипломатичного представництва в Україні.

Пам'ятка по витребуванню з України документів про реєстрацію актів цивільного стану

На пiдтвердження фактiв, що пiдлягають реєстрацiї в органах державної реєстрацiї актiв цивільного стану, цими установами видаються належним чином засвiдченi свiдоцтва, якi мiстять основнi данi про особу, або витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

Повторнi свiдоцтва видаються особам, на яких складено актовий запис цивільного стану, а повторнi свiдоцтва про народження дiтей можуть видаватися їх батькам i усиновителям.

Повторнi свiдоцтва про народження дiтей, якi не досягли 18 рокiв, можуть також видаватися опiкунам, пiклувальникам i представникам закладу  охорони  здоров'я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина. Особам, яким виповнилося 16 рокiв, повторнi свiдоцтва можуть видаватися при наявностi паспорта.

Свідоцтва про народження дітей повторно видаються їх батькам і усиновителям незалежно від віку дитини. Особi, позбавленiй батькiвських прав, повторнi свiдоцтва про народження дiтей не видаються. При видачi повторного свiдоцтва про народження вiдомостi про батькiв наводяться у повнiй вiдповiдностi з даними актового запису про народження.

Повторнi свiдоцтва про смерть видаються лише родичам померлого (дiтям померлого, в тому числi й усиновленим, другому з подружжя, братам i сестрам померлого, дiду i бабi померлого як з боку батька, так i з боку матерi).

Родиннi вiдносини повиннi бути пiдтвердженi документально.

Повторнi свiдоцтва про шлюб, який припинено, не видаються. В цьому разi на прохання заявникiв видається витяг з Державного реєстру актів цивільного стану.

Витяги з Державного реєстру актів цивільного стану видаються, як особам, щодо яких складено актовий запис, так і родичам по прямій висхідній та низхідній лінії, а також усиновителям, опікунам та пiклувальникам. Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану повторно можуть видаватись на підставі нотаріально посвідченої довіреності.

Пам'ятка щодо витребування з України документів про освіту

Документи про освіту через дипломатичні установи України за кордоном не витребовуються.

Дублікати документа про вищу освіту та додатка до нього виготовляються та видаються за письмовою заявою особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту, що подається нею особисто або через уповноваженого представника до закладу вищої освіти.

Якщо заклад вищої освіти, що видавав документ, реорганізовано шляхом приєднання, злиття чи ліквідації, заява подається його правонаступнику.

У заяві про виготовлення дубліката документа про освіту потрібно зазначити:

• прізвище, ім’я та по батькові людини, на ім’я якої видано документ;
• місце проживання особи, на ім’я якої видано документ;
• телефон особи, на ім’я якої видано документ (за наявності);
• назву закладу освіти та рік його закінчення;
• назву документа, який втрачено/пошкоджено;
• причини втрати або пошкодження;
• інші відомості, які заявник вважає суттєвими для отримання дубліката.

У разі відсутності правонаступника закладу вищої освіти та у випадку, коли заклад вищої освіти не проводить освітню діяльність (анульовано ліцензію на здійснення освітньої діяльності, заклад вищої освіти не переміщений з тимчасово окупованої території України або з населеного пункту, визначеного Переліком населених пунктів, на території яких органи державної влади тимчасово не здійснюють свої повноваження, наведеним у додатку 1 до розпорядження Кабінету Міністрів України від 07 листопада 2014 року № 1085-р (у редакції розпорядження Кабінету Міністрів України від 02 грудня 2015 року № 1276-р)), заява подається до Міністерства освіти і науки України, яке визначає заклад вищої освіти, що видає особі дублікат документа про вищу освіту та додаток до нього.

Виготовлення та видачу дубліката документа про вищу освіту державного зразка та додатка до нього випускнику, який закінчив заклад вищої освіти, розташований на тимчасово окупованій території України, до 2014 року забезпечує визначений Міністерством освіти і науки України заклад вищої освіти, розташований в інших регіонах України.  У разі, якщо документ виданий на тимчасово окупованій території України до 2000 року і інформація про факт видачі первинного документа про вищу освіту відсутня в ЄДЕБО та недоступні, втрачені, знищені (частково знищені) архіви закладу вищої освіти (відокремленого структурного підрозділу), відповідальна особа закладу вищої освіти завантажує в ЄДЕБО скановану копію рішення суду про встановлення відповідного юридичного факту здобуття особою відповідного ступеня (освітньо-кваліфікаційного рівня) вищої освіти. Отже, для вирішення зазначеного питання особі необхідно звертатись до суду.

Витребування, які не належать до компетенції консульської служби України

З питань отримання документів про переселення у 1945-1946 роках на підставі Угоди між урядом УРСР та Польщі громадяни України можуть звертатися безпосередньо до територіальних архівів Республіки Польща (в залежності від місцевості, з якої відбувалося переселення):

Державний Архів у м. Перемишлі, (ul. Lelewela 4, 37-700 Przemysl);

Державний Архів у м. Жешуві (ul. Boznicza 2, 35-064 Rzeszow);

Державний Архів у м. Любліні (ul. Jezuicka 13, 20-950 Lublin, skrytka pocztowa 113). В цьому архіві також зберігаються документи Холмського воєводства

Питаннями розшуку зниклих громадян, розшуку родичiв, встановлення мiсць поховань займається Служба розшуку Нацiонального Товариства Червоного Хреста України.

Служба розшуку Нацiонального Товариства Червоного Хреста України - адреса: 01004, м. Київ, вул. Пушкiнська, 30

ТЕРМІН ВИКОНАННЯ

Орієнтовний термін опрацювання звернення заявника: 6 - 12 місяців. 

УВАГА! Громадяни, які на даний час проживають за кордоном та мають потребу в проставлені апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих в Україні, можуть здійснити оплату послуг за проставлення апостиля у банках-кореспондентах ПАТ “Державний експортно-імпортний банк України” в іноземній валюті на рахунок Державного казначейства, відкритий у ПАТ “Державний експортно-імпортний банк України”.

Банківські реквізити для перерахування коштів в іноземній валюті до Державного бюджету України та перелік банків-кореспондентів додаються: http://ddr.minjust.gov.ua/files/main/21.12/%D0%94%D0%BE%D0%B4%D0%B0%D1%82%D0%BE%D0%BA%208.docx (перевірити актуальність банківських реквізитів та переліку банків-кореспондентів можна на офіційному веб-сайті Державної казначейської служби України у рубриці «Реквізити валютних рахунків»).

Для громадян України, іноземців та осіб без громадянства розмір оплати за надання послуги з проставлення апостиля на офіційних документах становить 51 грн. за кожен документ.

У разі витребування заявником декількох документів рекомендуємо здійснювати оплату послуг за проставлення апостиля за кожний документ окремою квитанцією.